Gestão de tempo na empresa
Você sempre corre contra o tempo e parece que um dia inteiro é insuficiente para dar conta de tantas tarefas? A vida de empreendedor é uma verdadeira luta contra o relógio, mas pode se tornar mais fácil se você contar com a gestão de tempo.
Fazer uma boa gestão de tempo te permite realizar todas as tarefas do dia – e esse é um dos maiores desafios de um profissional – alcançando o passo principal para o sucesso do seu negócio.
Só gerindo bem o seu tempo, você consegue evitar atrasos com clientes e parceiros, entregando serviços e produtos de qualidade, eliminando reclamações e pressões internas.
Para garantir que seu tempo seja de qualidade, você precisa seguir alguns passos importantes na gestão de tempo.
Afinal, a ideia de que 24 horas não é tempo suficiente para conciliar trabalho, família e lazer, pode ser desconstruída a partir de agora. Continue com a gente até o final!
Por que gerenciar tempo é importante?
Quando um empreendedor contrata funcionários para trabalhar e esses trabalhadores não têm uma planilha de tarefa para seguir dentro de um determinado tempo, a produtividade acaba ficando ruim e prejudicando os negócios.
Mas, independente de ter ou não colaboradores, você precisa contar com uma gestão de tempo para as suas próprias tarefas também. Acredite, seus negócios nunca mais serão os mesmos depois de ter uma tabela para gestão diária do seu tempo.
Sem planejamento do seu dia, as atividades mais importantes e urgentes, que devem ser realizadas com maior atenção, podem não ser efetuadas, complicando e atrasando algumas atividades.
Otimizar cada hora do dia faz com que as atividades mais importantes sejam priorizadas, melhorando a dinâmica da empresa e o aproveitamento do trabalho.
Tempo é dinheiro. Essa frase faz todo sentido quando você pensa no seguinte: cada hora que você desperdiça sendo improdutivo, está perdendo clientes e, consequentemente, dinheiro.
Neste outro artigo do blog, demos algumas dicas para você ser mais produtivo; você pode alinhar essas informações com as que vamos passar aqui e começar a ter uma vida empresarial mais organizada e fluida.
Gestão de tempo: metas, prioridades e objetivos
Você só vai ter um tempo bem aproveitado se entender que precisa de metas, prioridades e objetivos. A sabedoria antiga costuma afirmar que “quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”, e essa é a mais pura verdade.
Convidamos você a refletir e anotar neste momento a resposta para essa pergunta: quais são suas metas mensais e diárias? Quais são as suas prioridades todos os dias? Quais os objetivos?
Se você ficou com uma folha em branco, fazendo um grande esforço para lembrar de uma resposta para preencher, esse é o seu déficit – e ele precisa ser resolvido agora mesmo.
Para te ajudar com isso, separamos algumas dicas preciosas de como definir metas, prioridades e objetivos, para ter uma rotina de empreendedor sem sacrificar seu tempo com improdutividade. Confira a seguir!
O que são e como definir objetivos?
Objetivos têm a ver com resultados qualitativos e quantitativos que você deseja alcançar para cumprir o desejado dentro de um certo prazo e cenário.
Sua empresa e você podem ter um ou mais objetivos, mas eles devem ser estratégicos, seguindo uma linha de raciocínio ou caminho que te direcionem para o sucesso.
Planejar é uma etapa essencial para o crescimento. Assim, você consegue avaliar o contexto em que sua empresa está e quais os caminhos deve seguir para alcançar o sonhado sucesso. E uma das definições mais importantes é o objetivo.
Como definir objetivos?
1 – Antes de definir todos os objetivos, se faça algumas perguntas, como:
- Qual é a situação da sua empresa agora?
- Como você imagina sua empresa em um futuro próximo e daqui a um certo tempo?
- Quais resultados, provavelmente, você vai ter de acordo com cada ação?
- Qual o diferencial da sua empresa, se comparado a outras empresas do mercado?
2 – Defina algo realmente alcançável com a meta SMART:
- S (specific / específico): o objetivo deve ser preciso
- M (measurable / mensurável): pode ser analisado e medido
- A (attainable / atingível): nada de um objetivo inalcançável
- R (realistic / realista): seus meios precisam possibilitar o alcance dos objetivos
- T (time-bound / prazos): tem que ter uma data limite
Nunca crie objetivos genéricos, se você realmente quer uma performance superior. Isso porque objetivos abstratos são compatíveis com quase todos os resultados.
Supondo que você queira aumentar o número de clientes na sua empresa. Apenas colocar como objetivo “aumentar o número de clientes”, não é o suficiente; o ideal é definir algo mais específico e quais serão os meios que vai utilizar para alcançar o objetivo.
O que são e como definir metas?
A meta é o ponto específico em que você quer chegar. Enquanto os objetivos precisam ser o mais específicos possíveis, as metas são ainda mais precisas que eles.
O ideal é estabelecer um objetivo e ‘afunilar’ com as metas. Você pode ter meta para cada área da sua vida, como:
- Meta Acadêmica
- Meta Financeira
- Meta Profissional
- Meta Pessoal
E todas elas podem estar ligadas para te motivar ainda mais para trabalhar com mais força e fazendo com que você cresça mais.
Como definir metas?
Para ter uma boa gestão de tempo, você precisa definir metas:
-> Específicas
-> Sistemáticas
-> Com prazos definidos
-> Com evidências de que seu esforço está retornando o que espera
-> Considerar tamanhos, alternativas e recursos
Praticamente, as metas seguem os mesmos passos dos objetivos, mas elas precisam ser ainda mais precisas e estão “dentro” de cada objetivo.
O que são prioridades e como definir?
Um dos principais impactos no seu dia só acontece porque você ainda não aprendeu como gerenciar suas tarefas estabelecendo prioridades.
A verdade é que, geralmente, vamos apenas fazendo as nossas tarefas e, muitas vezes, apagando incêndios na empresa; são tantas coisas, não dá pra atender todas.
Sim, é possível fazer tudo (ou, pelo menos, quase tudo) se você souber estabelecer prioridades.
As prioridades trazem equilíbrio para o seu lado profissional e pessoal, mostrando quais compromissos precisam menos ou mais da sua atenção em cada momento.
Isso vai evitar dois grandes males e que são vilões da sua gestão de tempo: o esgotamento e a culpa por achar que deveria estar fazendo outra coisa.
Como definir prioridades?
1 – Liste TUDO
Não, você não precisa de um mundo de ferramentas; apenas um papel e uma caneta são suficientes para melhorar sua gestão de tempo e prioridades. Então, comece por aqui:
Liste TODAS as suas atividades para enxergar com clareza o que precisa fazer a partir de agora.
2 – Estabeleça a prioridade
Agora que você já tem todas as tarefas anotadas, estabeleça quais delas precisam ser feitas com prioridade, respeitando esses pontos:
- Urgência: está muito próximo do prazo limite? É muito urgente e causa impacto significativo?
- Relevância: é muito importante? Isso pode prejudicar seu cliente?
- Valores: o quanto isso te ajuda financeiramente?
- Impacto: o quanto isso impacta você e seu cliente?
Pronto para fazer uma gestão de tempo melhor?
Agora que você já sabe definir metas, objetivos e prioridades, sua gestão de tempo pode melhorar muito e trazer impactos positivos para sua vida pessoal e profissional.
Não se esqueça que, em muitos casos, é necessário contar com um suporte e, várias vezes, terceirizar pode custar menos.
Um bom exemplo é o e-commerce. Quem tem esse tipo de negócio precisa de um bom espaço para guardar os produtos, livre de umidade e que tenha espaço o suficiente para armazenar as mercadorias.
Além disso, o espaço precisa ter uma boa localização. A verdade é que pagar um aluguel em um espaço grande pode custar caro, ser inseguro e gerar ainda mais gastos com higiene.
Por isso, o melhor é usar uma infraestrutura terceirizada, como Self Storage, por exemplo.
Assim como essa solução, o Coworking pode ser a solução ideal para quem quer ser mais produtivo no Home Office e não consegue fazer uma boa gestão de tempo por causa das interferências.
Quer saber mais sobre como podemos te ajudar na gestão de tempo? É só falar com nosso especialista.
Postado por GuardeBem