Escritórios Virtuais: solução com baixo custo.
Abrir uma empresa é uma ação que demanda muito trabalho, dedicação e investimento. Isso porque é preciso adquirir uma série de equipamentos, infraestrutura, insumos produtivos e contratar serviços relacionados à limpeza e mão de obra especializada. Para que todos esses desafios iniciais possam ser ultrapassados de maneira mais simples, o mercado oferece a opção de Escritório Virtual para as empresas.
O Escritório Virtual conceitua-se em uma estrutura com atendimento telefônico, gerenciamento de correspondências, endereço físico e outros serviços. A ideia é que todo esse suporte seja realizado por uma empresa terceirizada, de modo que o novo empreendedor não precise gastar recursos financeiros com este tipo de trabalho.
Em geral, o Escritório Virtual é utilizado por profissionais que não precisam estar todos os dias no local de trabalho e pequenas empresas que não possuem recursos financeiros para montar uma organização com tudo que ela necessita.
Como funciona um Escritório Virtual
Serviços disponíveis
- Recepção;
- Apoio administrativo;
- Recebimento/transmissão de correspondência, ligações e e-mails;
- Endereço físico e postal;
- Sala de reunião;
- Serviços como internet, impressão, copiadora, telefone e videoconferência;
- Office-boy;
- Centros e salas de treinamento para eventos que necessitam de um número elevado de acomodações.
Quem utiliza os serviços do Escritório Virtual
- Empresas que desejam focar apenas na atividade final;
- Pessoas que precisam do registro de uma empresa para emitir nota fiscal;
- Empresas de serviços, que não são obrigadas a ter grande infraestrutura;
- Profissionais que trabalham home office e necessitam de um espaço para eventuais reuniões;
- Empresas que precisam realizar atividades em cidades onde não possuem escritórios;
- Multinacionais;
- Profissionais que realizam atividades paralelas.
Vantagens de quem opta pelo Escritório Virtual
- Redução dos custos mensais;
- Dispensa investimentos e trabalho com a montagem da empresa;
- Evita problemas relacionados à manutenção, pagamento de água, energia, internet e telefone;
- Aluguel do espaço conforme a demanda da empresa;
- Privacidade e segurança que a organização precisa;
- Endereço bem localizado;
- O pagamento pelo serviço é feito mensalmente, o que abstém a empresa quanto ao pagamento de IPTU, condomínio ou aluguel de salas;
- Quebra de barreiras geográficas, visto que o Escritório Virtual possibilita que a empresa atue em diferentes localidades;
- Evita problemas no trânsito e gera economia com deslocamento, já que não há necessidade de estar no local de trabalho todos os dias;
- Flexibilidade e dinamismo quanto à realização das atividades da empresa;
- Redução no número de profissionais, pois uma parte deles é terceirizada;
- Estrutura completa e capaz de atender as diferentes demandas da organização;
- Credibilidade para a empresa, pois a infraestrutura oferecida faz com que os clientes confiem no empreendimento.
O que levar em conta na escolha do Escritório Virtual
Localização
O Escritório Virtual deve ser bem localizado, de modo que os clientes da empresa possam ter fácil acesso a ele.
Ambiente
A arquitetura do Escritório Virtual e sua infraestrutura devem ser um chamariz. Verifique se as fotos do local condizem com a realidade antes da contratação do serviço.
Credibilidade
Verifique questões como tempo de mercado e trabalho consolidado, de modo que você tenha certeza da credibilidade do Escritório Virtual que está sendo contratado.
Sistema de gestão
A gestão do Escritório Virtual deve permitir que a empresa tenha acesso a todas as atividades, equipes e serviços disponibilizados.
Colaboradores
Os profissionais devem ser solícitos, educados e capacitados para as tarefas que serão realizadas.
Quem procura pelos serviços ofertados em um Escritório Virtual, prioriza qualidade no atendimento e apresentação eficaz da marca que garantam solidez de mercado e diferenciação da concorrência.
Para que tudo isso seja possível e o Escritório Virtual seja utilizado de forma adequada, é necessário que a empresa entenda de forma assertiva suas necessidades.