Como controlar custos fixos do seu negócio
Controlar custos e outros aspectos da finança em meio a pandemia (covid19) é o assunto do momento, já que muitos empreendedores tem buscado rever gastos e recalcular as despesas para superar essa crise sem fechar as portas.
De acordo com a Pesquisa Pulso Empresa: Impacto da COVID-19 nas empresas, feita pelo IBGE e publicada em Julho de 2020, mais de 716.000 empresas fecharam as portas do início do ano até Junho.
Alguns dados sobre o impacto do COVID-19 nessas empresas foram:
- 36,1% indicaram que as vendas diminuíram
- 33,7% disseram que ficou mais difícil fabricar produtos e atender clientes
- 44,9% tiveram dificuldade para realizar os pagamentos de rotina
Em meio a todo esse cenário, controlar custos fixos se tornou ainda mais primordial. Mas isso não significa que seja uma tarefa tão fácil.
Controlar custos é o mesmo que cortar investimentos?
Não. Controlar custos fixos é uma das etapas mais importantes para que o seu negócio invista apenas no que é necessário e no momento ideal, permitindo um crescimento mais ordenado.
Os cortes de alguns gastos dentro da empresa são importantes sim para que haja equilíbrio financeiro, mas não podemos simplesmente eliminá-los sem analisar. Essas reduções precisam ser vistas com cuidado e bem planejadas.
O objetivos de rever os gastos é para não cortar itens essenciais para cada empresa. Por esse motivo, mantenha-se focado e lembre-se que a pandemia vai passar, é preciso persistir e ter apoio de um especialista para isso (como administrativo ou financeiro, por exemplo).
Para que você conheça um pouco mais sobre como controlar custos fixos de forma que não impacte nas finanças do seu negócio, mesmo em meio a pandemia, continue lendo este conteúdo.
4 dicas importantes ANTES de cortar qualquer custo
Para conseguir controlar custo do seu negócio de forma que não afete as suas finanças, é necessário conhecer os 4 passos, que são:
1º passo: ter registros organizados
Para muitos empresários, organizar documentos não é tão simples, principalmente quando você trabalha sozinho ou com poucos funcionários.
O arquivamento de registros precisa ser feito com alguns métodos de segurança, como os cuidados no manuseio de alguns documentos importantes que devem ser guardados por muito tempo.
Alguns exemplos de registros que devem ser bem arquivados é o de dedetização e limpeza, notas fiscais e ficha de clientes.
Hoje em dia, na era digital, esse controle pode ser feito com ferramentas que automatizem os processos dos registros, guardando os dados importantes em nuvem e evitando o gasto exagerado de tempo em tarefas simples.
2º passo: ter os gastos bem organizados
Ter os gastos da empresa bem organizados requer algumas práticas do empresário ou de sua equipe como:
- Ter as dívidas pessoais completamente separadas da empresa
- Conhecer os seus prazos de pagamentos para fornecedores e clientes
- Estabelecer orçamento anual;
- Controlar estoque
- Negociar as formas de pagamento;
- Controlar movimentação financeira e outros.
Informatizar todos os dados de entrada e saída da empresa também facilitam o relatório de custos da empresa. Além de automatizar o controle de estoque, horário de entrada e saída de funcionários e outros.
Uma boa ideia para ter os gastos organizados e saber, exatamente, no que investir é contar com o apoio de um contador. Assim, você se preocupa em crescer e gasta sua energia em outros processos igualmente importantes, enquanto ele cuida da parte burocrática.
3º passo: calcular de forma correta as despesas fixas
Para calcular as despesas fixas da empresa, é necessário que elas sejam todas anotadas. Se você ainda não conta com um sistema para isso ou não tem um contador, por enquanto, use a planilha do excel.
Informe na planilha todos os seus custos. Os custos fixos são aqueles que você precisa pagar todo mês (como aluguel, luz, telefone, internet, fornecedores, funcionários).
Existem também os custos variáveis, que são aqueles pontuais, que podem surgir de vez em quando ou que são investimentos para crescimento da empresa (como matéria-prima, embalagem, impostos sobre as vendas, mão de obra terceirizada etc.)
Ao colocar os dados na planilha, podem ser feitos cálculos com fórmulas para somar as dívidas e saber quais gastos você deve ou não cortar facilitando a sua ideia sobre controlar custos e melhorando o potencial de crescimento da sua empresa.
4º passo: fazer projeções
Projeção é uma maneira de prever a venda e também a lucratividade sobre a quantidade de produtos que podem ser vendidos em um determinado tempo.
Isso ajuda a estimar as compras e as despesas fixas que o seu negócio terá. Um bom fruto dessa projeção pode até ser um novo investimento ou aquisição da empresa.
Os 5 passos simples para fazer uma projeção são:
1 – Verificar o histórico de custos e receitas da sua empresa.
2 – Fazer uma pesquisa detalhada sobre a economia do país, principalmente sobre a projeção do seu setor (geralmente, encontramos esses dados em pesquisas publicadas em jornais).
3 – Fazer uma lista com as ações necessárias para atingir uma meta.
4 – Pesquisar a concorrência e se inspirar nos pontos fortes e fracos para melhorar sua própria marca.
5 – Ir acompanhando os resultados e, se necessário, mudar as ações para testar novos resultados.
5 dicas para controlar custos fixos
1 – Levantamento de dívida
Para fazer levantamento de dívida, acesse o programa, relatório, planilha ou até mesmo a pasta de contas do seu negócio, separe as despesas fixas das extras / variáveis.
Como você já viu anteriormente, as despesas fixas são as contas que não podem ser removidas, por exemplo:
- Aluguel de loja;
- Conta de luz;
- Conta de água;
- Impostos;
- Custo de funcionário.
As despesas extras são taxas de banco, internet, almoço, lanche, limpeza de vidro, impostos e outros.
Após separar os custos, verifique quais dívidas foram prorrogadas pelo governo federal devido a pandemia e ajuste essas datas no seu controle.
Também verifique se seu negócio tem acesso ao crédito do BNDS. Dependendo do seu setor, é importante fazer algum investimento e se diferenciar dos concorrentes.
2 – Terceirização da mão de obra
A terceirização de trabalho tem sido muito procurado, inclusive nessa pandemia. Pagar apenas pela demanda pode ser lucrativo se você contar com o parceiro certo.
Você pode analisar essa opção de acordo com o seu ramo de atuação e negociar formas de pagamento e valores com cada representante, empresa terceirizada e outros profissionais.
Essa dica é essencial para as empresas que querem controlar custos sem abrir mão da qualidade, já que a terceirização de mão de obra pode acarretar na redução dos gastos contratuais e impostos trabalhistas.
Além disso, o pagamento fixo de um funcionário pode nem sempre ser vantajoso, já que, dependendo do segmento, existe uma flutuação na demanda dos produtos ou serviços.
3 – Avaliação bancária
Conta bancária é extremamente necessária para um negócio, mas devemos analisar bem o banco com as taxas fixas e as extras que surgem, geralmente, quando não esperamos.
Para controlar custos, o banco pode ser um aliado fundamental ou até mesmo uma âncora te impedindo de avançar.
Por meio das novas tecnologias, vários bancos onlines foram criados e, em muitos deles, não existem taxas de manutenção, taxas de cobrança até certa quantidade de transferência, pagamento e outros.
Em alguns casos, é possível até emitir boletos para que seus clientes paguem, sem taxas também – muito vantajoso para empreendedores que aceitam essa forma de pagamento.
Mas o ideal para qualquer mudança é avaliar a saúde financeira da empresa. Falamos sobre isso neste outro texto.
4 – Capital de Giro
Guardar dinheiro é um ponto muito importante para qualquer empresa; diminuir custo e fazer uma poupança emergencial é uma ótima saída.
Uma forma de manter a empresa equilibrada financeiramente, mesmo em meio a pandemia, é ter capital de giro (dinheiro extra em caixa para emergências).
Essa é a única forma do seu negócio ter estabilidade e não falir durante qualquer crise ou na primeira dificuldade financeira enfrentada.
A melhor saída para fazer um bom investimento ou guardar o dinheiro para expansões futuras é contar com um profissional financeiro. Mas se você ainda não tem como fazer isso, a dica é usar a disciplina ao seu favor e criar um caixa.
5 – Produtos
Em momento de crise, reavalie os seus produtos e veja se eles devem ser mantidos – o ideal é que isso só aconteça nas linhas com alto índice de venda.
Por isso, é muito importante a informatização de todos os dados da empresa.
Com o relatório de estoque do produto e o de venda, você pode deixar de investir em produtos com baixo fluxo de venda e que fiquem muito tempo parados dentro da empresa, sem render dinheiro.
Controlar custos também depende de metas. Agora é só praticar e ver a empresa crescer!
Como já sabemos, é fundamental reduzir os custos extras para manter a estabilidade financeira da empresa. Sabemos também a importância de cumprir as metas e seguir as projeções.
Estabelecer metas com base em todos os registros coletados da empresa faz com que você caminhe sobre um planejamento de sucesso e, assim, estabeleça um plano de negócio que vai manter a estabilidade financeira, sem custos extras desnecessários.
Nunca deixe o comodismo falar mais alto, procure sempre controlar custos e investir no que vai trazer lucro. Para saber mais, acesse esses 2 outros artigos que separamos pra você:
1 – 10 passos para se tornar um empreendedor de sucesso
2 – 7 ideias para abrir um negócio
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